Freework
Rechnungsstellung

Ein Rechnungs-Guide für Freelancer

Von Niklas Rickmann (CEO und Mitbegründer von Freework)

Rechnungserstellung für Freelancer


Was ist eine Rechnung?


Videotutorial: Rechnungsstellung und Bezahlung | © LinkedIn Learning Solutions / youtube.com

Eine Rechnung ist ein Dokument, das von einem Verkäufer oder Dienstleister erstellt und an einen Käufer oder Kunden geschickt wird - immer im Zusammenhang mit einem Verkauf oder einer erbrachten Dienstleistung. Aus Sicht des Freelancers ist die Rechnung eines der wichtigsten Elemente, um den Überblick über die gelieferten Waren oder Dienstleistungen zu behalten. Eine Rechnung ist für einen Freelancer unerlässlich, um sein Geld zu erhalten. Sie enthält alle Details über die jeweilige Aufgabe des Freelancers oder das Kundenprojekt.

Worin besteht der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?
Eine Rechnung ist eine Aufforderung zur Zahlung und enthält wichtige Daten zur Überprüfung, Genehmigung und Übermittlung der Zahlung an den Freelancer. Rechnungen enthalten in der Regel den Firmen- oder Gewerbenamen des Freelancers, die eingetragene Geschäftsadresse, die vereinbarten Zahlungsbedingungen, eine eindeutige Rechnungsnummer und die länderspezifischen Steuerdetails.

Eine Quittung dagegen enthält in der Regel keine der oben genannten Daten. Der Hauptunterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung ist eher eine Frage der Anwendung und der individuellen Geschäftsperspektive.

Warum müssen Freelancer Rechnungen verschicken?
Wenn deine Leistung als Freelancer nicht im Voraus vom Kunden abgerechnet wird, ist eine Rechnung der effizienteste Weg, damit du bezahlt wirst. Als Freelancer forderst du deine Kunden zur Zahlung auf, indem du Rechnungen verschickst. Daher sind Rechnungen für Freelancer und Kunden (zumindest für deren Buchhaltung) unbedingt notwendig.


So erstellst du Rechnungen

Wie erstelle ich eine Rechnung mit Freework?
Unser Freework-Rechnungstool wurde speziell für Freelancer, Digital Natives und Auftragnehmer entwickelt. Sobald du einen Kunden (Client Management) und die getrackte Zeit (Timesheet Management) hinzugefügt hast, kannst du in nur zwei Schritten eine Rechnung erstellen. Alle weiteren Details (z.B. Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum) werden jeder Rechnung/Quittung automatisch zugeordnet.

Eindeutige Rechnungsnummern
Eine wichtige Regel bei der Rechnungserstellung: Die Rechnungsnummer sollte immer einmalig bzw. eindeutig sein. Verwende die gleiche Rechnungsnummer nicht mehrmals.

Halte die Dinge einfach und versehe deine erste Rechnung einfach mit der Nummer 1. Die Zahl sollte außerdem niemals Lücken oder Leerzeichen enthalten. Eine weitere Möglichkeit, eindeutige und spezifischere Rechnungsnummern zu erstellen, besteht darin, das Jahr und/oder den Monat der Rechnungserstellung anzugeben (deine erste Rechnung im Jahr 2019 wäre z.B. 19001, die zweite Rechnung 19002 usw.).

Geschäftsinformationen
Achte darauf, dass du alle Informationen über das Freelancer- und Kundenbusiness auf deinen Rechnungen angibst. Dazu gehören registrierte Firmennamen, Rechnungsadressen und Kontaktdaten (Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) beider Seiten.

Feld Beschreibung
Firmenname und -adresse Der eingetragene Firmenname (Firmennummer) und die Adresse müssen der Rechnung beigefügt werden.
Name und Adresse des Kunden Füge den Firmennamen, die Adresse des Kunden und den/die Namen des/der Ansprechpartner in die Rechnung ein.
Rechnungsnummer Gib deiner Freelancerrechnung eine eindeutige Kennung (z.B. Rechnungsnummer "18001").
Rechnungsdatum Datum der Rechnungsstellung
Zahlungsfrist Definiere zusätzlich zum Rechnungsdatum ein Fälligkeitsdatum (z.B."Innerhalb von 15 Tagen").
Zahlungsinformationen Wie soll der Kunde bezahlen? Füge diesbezüglich weitere Informationen hinzu (Banküberweisung, Kreditkarte, PayPal) oder biete eine weitere Online-Zahlungsmethode an.
Serviceinformationen Versehe die Rechnung mit Details zu deinen abgerechneten Aufgaben und Dienstleistungen (z.B. ein Timesheet oder eine Liste mit geleisteten Arbeitsstunden im Anhang).
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Gebe zur steuerlichen Ausweisung die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an.
Preisnachlässe Biete dem Kunden Ermäßigungen an, um den gesamten Rechnungsbetrag zu reduzieren.
Notizen/Sonstiges Füge zusätzliche kontextbezogene Notizen für deinen Kunden hinzu.
Business-Fußzeile Benutze die Fußzeile für weitere Details (z.B. Zahlungsoptionen) oder einen einfachen Satz wie "Vielen Dank für Ihr Interesse/Vertrauen!"


Rechnungsdatum und Zahlungsfrist
Das Rechnungsdatum stellt das Datum dar, an dem die Rechnung ausgestellt und an den Kunden verschickt wurde.

Die Zahlungsfrist oder das Fälligkeitsdatum der Zahlung ist abhängig vom Rechnungsdatum und definiert den Zeitraum, in welchem der Kunde Zeit hat, dich zu bezahlen. In der Regel wird das Fälligkeitsdatum in Absprache mit dem Kunden festgelegt. Übliche Fristen sind "Nach Erhalt“, "Innerhalb von 15 Tagen" oder "Innerhalb von 30 Tagen".

Service-Informationen
Gib alle erbrachten Leistungen mit einer detaillierten Beschreibung, Menge, Leistung, Projekt, Stundensatz, Betrag und Zwischensumme an. Stelle sicher, dass der Kunde jedes einzelne Detail verstehen kann, damit er dich pünktlich bezahlt.

Mehrwertsteuer und Preisnachlässe
Häufig berechnen Freelancer die Mehrwertsteuer auf der Grundlage des Rechnungsbetrages. Das Rechnungstool von Freework hilft bei der Berechnung des Gesamtbetrags. Gib einfach den richtigen Mehrwertsteuerwert (z.B. 7%) an und die App berechnet den richtigen Gesamtpreis.

Preisnachlässe können Freelancern helfen, schneller bezahlt zu werden. Kombiniere einfach den Nachlass mit dem Fälligkeitsdatum der Zahlung (Wenn der Kunde z.B. innerhalb von 15 Tagen bezahlt, gewährst du 2% Rabatt).

Sonstige Notizen und Fußzeile
Diese Felder kannst du hinzufügen, um deinem Kunden zusätzliche Informationen zu geben. Notizen können besondere Details über den Vertrag oder ein Angebot zwischen Freelancer und Kunde enthalten. Die Fußzeile kann für wichtige Details über die Zahlung, das Fälligkeitsdatum oder ein paar nette Worte wie "Danke für Ihr Interesse" verwendet werden.


So verschickst du Rechnungen

Wie schicke ich die Rechnung an meine Kunden?
Sobald alle Felder ausgefüllt sind und sowohl Kunde als auch dein Timesheet angehängt sind, gibt es mehrere Möglichkeiten, deine Rechnung zu versenden. Mit Freework ist es nur ein Schritt: Klicke auf den Button "Rechnung senden" (wir bieten auch eine Test-E-Mail-Funktion zur doppelten Überprüfung der Rechnung an). Eine weitere Möglichkeit wäre, die Rechnung über deinen E-Mail-Account zu senden. Konvertiere die Rechnung in ein PDF und lade die Datei anschließend als Anhang einer E-Mail hoch, um sie an den Kunden zu verschicken.


Bezahlt werden


Videotutorial: Wie man Kunden als Freelancer eine Rechnung stellt und bezahlt wird | © Jess Creatives / youtube.com

Nutze Online-Zahlungsmethoden, um bezahlt zu werden
Bevor du eine Rechnung an einen Kunden verschickst, solltest du mögliche Zahlungsmethoden vereinbaren und dem Kunden dabei mehrere Möglichkeiten anbieten, die Rechnung zu bezahlen. Berücksichtige alle möglichen Zahlungsmöglichkeiten (z.B. "Online-Zahlung") und informiere dich über die Verwendung aller Zahlungsmethoden. Die gängigsten Möglichkeiten für die Bezahlung sind in Deutschland neben der Banküberweisung PayPal und Kreditkarte.

PayPal
PayPal ist ein Online-Zahlungsdienst, der es Freelancern und Unternehmen ermöglicht, Gelder elektronisch zu überweisen.

Kreditkarte
Freelancer, Auftragnehmer oder Digital Natives können Kreditkarten akzeptieren, um bezahlt zu werden. Normalerweise werden Kreditkartenzahlungen ebenfalls über PayPal getätigt.

Freelancer müssen oft ihrem Geld hinterherlaufen und die Kunden durch zahlreiche Mahnungen an die ausstehende Rechnung erinnern. Darüber hinaus ist es üblich, dass größere Rechnungen erst später bezahlt werden...das nervt! Du kannst diese Problematik umgehen, indem du Rechnungen direkt nach Erbringung deiner Leistungen erstellst und verschickst. Am besten, du lässt den Kunden nicht zu lange warten, sonst könnte er das Gefühl bekommen, die Zahlung eile nicht wirklich. Freework bietet eine Zahlungslösung (mit Kreditkarte, Apple Pay, Google Pay), mit der Freelancer rechtzeitig bezahlt werden können. Die Freework App ist ein One-Stop-Shop, um Aufgaben und Zeit zu verfolgen, Kunden zu verwalten, Rechnungen zu erstellen und zu senden und dein Geld zu erhalten – in einer einzigen App.


Kleine Tipps, wie du deine Rechnungen erstellst - und pünktlich bezahlt wirst!

  1. Versehe deine Rechnung mit allen Details und Informationen, die der Kunde benötigt

  2. Speichere alle bereits gesendeten Rechnungen an einem einfach zu verwaltenden Ort: Google Drive, Dropbox oder Freework

  3. Versende deine Rechnungen immer pünktlich, direkt nach Leistungserbringung

  4. Setze dem Kunden eine Zahlungsfrist und lege die Zahlungsbedingungen fest

  5. Verschicke Mahnungen bei Zahlungsverzug

  6. Verwende Online-Zahlungs-Tools, um dem Kunden den Zahlungsprozess zu vereinfachen

Sichere dir einen zuverlässigen Pay Day

Mit archivierten Kundeninformationen erstellst du in Sekundenschnelle eine Rechnung. Oder generiere einfach automatisch eine Rechnung aus deinem Timesheet.

Freework Account erstellen